Unter dem Reiter "Sonstige" gibt es zwei Einstellungsbereiche/-möglichkeiten für ein Wissensgebiet.
Die Einstellungen an dieser Stelle sollen die Pflege eines Wissensgebiets unterstützen. In der Arbeitspraxis vieler Anwender*innen steht oft zu wenig Zeit zur Verfügung, um das gesammelte Wissen regelmäßig einer Kontrolle zu unterziehen und die Bereitstellung veralteter Informationen zu verhindern. Hier setzt die "Datenpflege" von lexiCan an.
Wichtiger Hinweis
Die in diesem Zusammenhang vom System durchzuführenden Kontrollläufe und Änderungen erfolgen außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, nachts um xxxx Uhr. Auf Wunsch kann diese Uhrzeit geändert werden. Kontaktieren Sie hierzu unser Supportteam.
1. Ablaufdatum für Artikel
Sie können festlegen, dass Artikel nach einem bestimmten Zeitraum als "abgelaufen" markiert werden. Wichtig dabei ist zu entscheiden, wie mit bereits bestehenden Artikeln umzugehen ist, ob bei der Einordnung als "abgelaufen" das Datum der letzten Änderung eines Artikels entscheidend sein soll oder nicht ("Zeitraum ab jetzt").
Wird ein Artikel gemäß Einstellung vom System als "abgelaufen" identifiziert, wird dies durch einen Hinweis beim Aufruf des Artikels signalisiert, z.B.
Über den Button "Verlängern" kann die Gültigkeit des Artikels verlängert werden und ein neuer Zeitabschnitt entsprechend Definition beginnt.
Alternativ kann dies jederzeit auch über die Menüleiste "Start" erfolgen.
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Darüber hinaus erfolgt künftig beim Abspeichern von Änderungen immer eine Abfrage, ob das Ablaufdatum neu gesetzt werden soll, z.B.
Dies soll rein formale Änderungen ermöglichen, ohne das Ablaufdatum zu verändern.
Wichtiger Hinweis
Die Gültigkeit von Artikeln kann auf die o.b. Weise von allen Anwender*innen bestätigt und verlängert werden, die das Recht haben, Artikel zu bearbeiten.
2. Artikel automatisch in den Papierkorb verschieben
Der, verglichen mit 1., "radikalere" Ansatz ist, Artikel nach einer bestimmten Frist automatisch in den Papierkorb zu verschieben. Wichtig ist auch hier zu entscheiden, wie mit bereits bestehenden Artikeln umzugehen ist, d.h. ob für das Verschieben in den Papierkorb das Datum der letzten Änderung eines Artikels entscheidend sein soll oder nicht ("Zeitraum ab jetzt").
3. Im Papierkorb befindliche Inhalte automatisch löschen
Als dritte Option zur Datenpflege/-bereinigung können Sie festlegen, dass in den Papierkorb verschobene Artikel, Dateien und Quellen nach einer definierten Zeit automatisch entfernt und damit endgültig gelöscht werden.
In der Voreinstellung erlaubt lexiCan keine Artikel mit gleicher Bezeichnung. Um solche zu verhindern, wird ein Artikel im Bedarfsfall automatisch und zusätzlich mit einer Nummer versehen, z.B.
Dies ist jedoch nicht in allen Anwendungsfällen gewünscht. Wenn Sie gleichlautende Artikelbezeichnungen erlauben möchten, können Sie hier die entsprechende Einstellung treffen.
Schließen Sie die Erstellung des neuen Wissensgebiets über "Speichern" in der Werkzeugleiste ab. Das System erstellt daraufhin den Datensatz des Wissensgebiets und erzeugt links in der Navigation einen entsprechenden Eintrag, z.B.
